@PSP – Ausgabe 7, August 2023
Bewirtschafterinnen mit Leidenschaft und viel Flair für Technik
PSP Swiss Property besitzt nicht nur ein qualitativ hochwertiges Portfolio an Immobilien, sondern bewirtschaftet dieses auch selbst.
Das hebt PSP Swiss Property von anderen Immobilienunternehmen ab. Die drei PSP-Bewirtschafterinnen Karin Doswald (Zürich), Stefanie Imhof (Basel) und Aurélie Berg (Genf) geben uns Einblicke in ihren Alltag und gehen im Interview auf die neuen Herausforderungen rund um Technik, Digitalisierung und die Nachhaltigkeit ein.
Text: LST AG. Redaktion: Agathe Bolli. Fotos: Urs Pichler, Gwendolyne Vallotton
Eine einfache Frage zum Start: Wie sieht der Tagesablauf einer Bewirtschafterin aus?
Stefanie (lacht): Der Tag ist zwar planbar, doch genügt eine einzige Mail oder der Anruf eines Mieters, um diesen Plan über den Haufen zu werfen. Deshalb komme ich gerne in der Früh, im Sommer auch mal um halb sieben. Die beste Zeit, in der Ruhe dieser Morgenstunden, meine Pendenzenliste «abzuarbeiten».
Karin: Bei mir ist es genau umgekehrt. Ich beginne meist erst gegen viertel nach acht und spiele gleich Feuerwehr. Ich habe in den 18 Jahren bei PSP gelernt, dass ich beispielsweise nach einem langen Wochenende keine festen Termine einplanen kann – von Sturmschäden über Vandalenakte oder einem Heizungsausfall ist danach immer etwas los. Wenn es gegen 17h ruhiger wird, arbeite ich meine To-do-Liste ab und mache das, was geplant war, Mieteranfragen prüfen, Budgets und vieles mehr.
Aurélie: Täglich sind wir mit rechtlichen, bau-, energietechnischen und vielen weiteren Fragen unserer Mieter konfrontiert, die wir so rasch als möglich beantworten wollen. Das Portfolio von PSP besteht aus Qualitäts- und «High-standing»-Objekten. Es ist unsere Pflicht, für eine sorgfältige Instandhaltung der Gebäude und derer technischen Anlagen Sorge zu tragen. Es ist definitiv nie langweilig, denn wenn ich morgens aufstehe, weiss ich nicht, wie der Tag aussehen wird.
Die Bewirtschafterinnen sind sich einig: Es sind die Mieter, die ihren Tagesablauf vorgeben – und sie organisieren sich darum herum. Eine gewisse Planung brauche es, und Blocker werden im Kalender gesetzt. Denn Hausaufgaben, welche vom Mieter gefasst wurden, sollten zügig umgesetzt werden und auch Budgets oder Revisionsberichte müssen erstellt werden. An erster Stelle stehen jedoch immer die Wünsche des Mieters.
Wie leben und erleben Sie diese Zusammenarbeit mit den Mietern im Alltag?
Karin: Als Bewirtschafterin von gewerblichen Liegenschaften lege ich hohen Wert auf einen partnerschaftlichen Austausch mit den Mietern. Partnerschaftlich, weil ich sie in die Projekte mit einbeziehe und auch gerne die Umsetzbarkeit von speziellen Wünschen prüfe.
Aurélie: Mein Büro ist mitten in der Stadt Genf. Ebenso die Immobilien, die ich betreue. So sehe ich die Mieter regelmässig im Gebäude oder unterwegs auf der Strasse. Durch diese Nähe entsteht eine enge partnerschaftliche Bindung. Daraus ergibt sich auf unkomplizierte Weise ein Gespräch, eine Frage kann beantwortet werden.
Wie erkennt ihr, was der Mieter wünscht, so dass ihr ihn proaktiv unterstützen könnt?
Stefanie: Wenn Mieter spezielle Bedürfnisse haben, wissen sie, dass sie uns jederzeit kontaktieren können. Es liegt an uns zu prüfen, ob Anliegen baulich und finanziell umsetzbar sind und in Bezug zum Mietverhältnis stehen.
Karin: Wir gehen immer aktiv auf die Mieter zu, nicht nur bei Vertragsverlängerungen, auch bei anstehenden baulichen Projekten seitens Vermieter. Die meisten Mieter sehe ich regelmässig bei Besuchen in der Liegenschaft.
Aurélie: Als Bewirtschafterin muss man ein Mensch sein, der gerne mit anderen in Kontakt ist – denn wir haben viel Kontakt!
Karin, du bist seit 18 Jahren bei PSP, Aurélie seit 13 Jahren. Was schätzt ihr besonders an eurer Arbeit als Immobilienbewirtschafterin?
Karin: PSP ist ein «Triple A»-Unternehmen mit einem super Portfolio und bewirtschaftet vorwiegend Gewerberäume. Das ist der Grund, weshalb ich gerne für PSP tätig bin. Im Gegensatz zur Vermietung von Privatwohnungen oder Stockwerkeigentum arbeite ich nicht mit unzähligen externen Zulieferern zusammen, sondern habe die PSP-Fachexperten im Haus.
Aurélie: Ich startete vor 13 Jahren als Sachbearbeiterin. Seit drei Jahren verwalte ich dasselbe Portfolio als Bewirtschafterin. Ich schätze bei PSP, dass wir sehr schnell auf Wünsche der Mieter reagieren können, weil wir alle Fachbereiche wie Recht, Bau, Buchhaltung etc. inhouse haben. Trotzdem kann ich sehr autonom in vielen Bereichen agieren.
Alle drei schätzen nicht nur PSP und dessen Gebäudepark, sondern auch die Vielseitigkeit ihres Berufs. Die Passion und die Freude, mit der sie Tag für Tag ihre Aufgaben angehen, ist spürbar und wirkt motivierend und inspirierend. Sie sehen sich als Generalistinnen und Vermittlerinnen. Fehlendes Wissen holen sie bei den internen Fachexperten ab.
Wie hat sich das Anforderungsprofil über die Jahre verändert?
Aurélie (lacht): Sehr! Ich setze mich heute mit viel mehr technischen Fragen auseinander als früher. Nachhaltigkeitsthemen sind noch mehr in den Vordergrund gerückt. «Noch mehr», weil PSP schon sehr früh angefangen hat, nachhaltig zu handeln. Im Hinblick auf die Nachhaltigkeit muss jede neue Installation im Kontext des gesamten Gebäudes geprüft werden. Nur durch eine Gesamtbetrachtung erzielen wir das Optimum, zum Vorteil von Mieter und Vermieter.
Karin: Während früher der grösste Teil meiner Arbeit mit Administration und Buchhaltung ausgefüllt war, ist es heute – wie bei Aurélie – die Technik. Meine Hauptaufgabe ist die Sicherstellung des Betriebs der Liegenschaft. Wir sind Vermittler zwischen Mietern und Vermieter.
Aurélie: Die Mieter von heute sind anspruchsvoller als früher. Sie wollen klare und detaillierte Antworten. Das wiederum heisst für mich, ich muss noch mehr antizipieren, mir noch mehr Wissen und Kompetenzen aneignen, um rasch und möglichst frühzeitig reagieren zu können.
Stefanie: Ich bin zwar erst seit Juli 2022 bei PSP, doch schon länger im Geschäft und erlebe diesen Wandel ähnlich. Ich sehe ausserdem die Digitalisierung als grossen Treiber in der Veränderung unserer Arbeit. Was einmal auf Papier war, ist heute online. Ich denke, das wird künftig noch sehr viel weiter gehen.
Karin: Ja! Ich drehe nicht mehr an einem physischen «Hebel», wenn ich an der Heizungsanlage etwas regulieren will. Stattdessen ändere ich die Einstellung online auf dem Tablet oder am Laptop.
Wie geht ihr mit diesen steigenden Anforderungen im technischen Bereich um?
Stefanie: Wichtig für mich ist der Hauswart vor Ort. Er ist der Fachmann des Gebäudes. Meine Aufgabe reicht von der Generalistin bis zur Seelsorgerin, was es extrem spannend macht. Umso mehr bin ich jedoch auf das Fachwissen der Experten angewiesen. Auch darauf, dass sie mitdenken.
Aurélie: Auch ich stehe in regelmässigem Kontakt mit dem technischen Hauswart. Ebenso wichtig ist der Austausch mit den verschiedenen Fachdienstleistern von PSP. Das hilft die übergeordnete Strategie zu formulieren und zu antizipieren.
Und wie geht ihr mit den Veränderungen im Bereich der Nachhaltigkeit um?
Karin: Wir sind bei PSP schon seit einigen Jahren sensibilisiert auf das Thema. Dennoch gibt es weiterhin viel zu lernen. Das Projekt «Optima» unterstützt uns mit Vorgaben, Checklisten und Statistiken. Dabei geht es u.a. um das Verifizieren der Nebenkosten, aber auch um Fragen, wie ich die Betriebszeiten der Klimaanlage oder der Heizung optimieren kann. Ziel ist es, die Unterhalts- und Nebenkosten des Gebäudes zu optimieren. Um das zu erreichen, behalten wir immer das ganze Objekt im Auge.
Projekt Optima – Optimierung der Nachhaltigkeit in der Bewirtschaftung
Aurélie: Optima ist eine tägliche Aufgabe, sei es vor Ort oder im Austausch mit den PSP-Fachkräften. Die Mieter sind dankbar dafür und für mich ist es befriedigend, wenn ich für alle Kosten einsparen kann.
Stefanie: Anhand der Optima-Statistiken prüfen wir beispielsweise, wo ein grosser Energieverbrauch besteht und wo möglicherweise Verbesserungsmassnahmen nötig und möglich sind. Entscheidend ist es, mit offenen Augen durch die Liegenschaft zu gehen.
Karin: Genau. Neben Betriebszeiten und der Beleuchtung mit Bewegungsmeldern, Licht- und Zeitschaltern gehören bei der Prüfung auch Storensysteme, die Kehrichtregelung oder der Liftunterhalt dazu. Ziel ist es, mit überschaubarem Aufwand viel Nutzen zu erzielen. Geht es um eine neue Pumpe, prüfe ich nicht nur die Pumpe, sondern frage nach der energieoptimierten Version. Ein geringer Preisaufschlag kann schnell zu grösseren Einsparungen führen.
Stefanie: Ich beziehe den technischen Dienst und den Hauswart mit ein und fordere, dass sie mitdenken. Ich frage sie, was ihnen auffällt. Sie kennen das Gebäude am besten. Ich lernte dabei zu «delegieren». Bei der Nachhaltigkeit sind es oft viele kleine Dinge, die zu signifikanten Einsparungen führen.
Aurélie: Sei es in technischen wie auch in nachhaltigen Themen, die kontinuierliche Aus- und Weiterbildung ist mir wichtig. Ich besuche interne PSP-Kurse, aber auch externe und bilde mich selbständig weiter. Auf französisch nennen wir das «auto-formation».
Das Thema Nachhaltigkeit nimmt bei PSP eine wichtige und spezielle Rolle ein. Das beginnt beim Bau und geht bis zur Bewirtschaftung der Immobilien. Wie geht ihr in eurem PSP-Alltag damit um?
Aurélie: Nachhaltigkeit ist eine Herausforderung auf Jahre hinaus! Dabei gilt es nicht nur Massnahmen umzusetzen, die beispielsweise im Rahmen des Genf-spezifischen Programms «Eco21» gefordert werden. Ins Zentrum rücken auch Themen, wie der CO2-Abdruck von Baumaterialien sowie deren Wiederverwertung.
Stefanie: Die Herausforderung liegt in der Individualität der einzelnen Liegenschaften. Ein im Industriegebiet stehendes Gebäude kann nicht mit einer Altbauliegenschaft in der Altstadt verglichen werden. Die Anforderungen sind vollkommen unterschiedlich. So ist die Vorgehensweise bei jedem Objekt neu und anders. Wichtig ist es, die Mieter frühzeitig in den Prozess einzubeziehen und zu prüfen, welche Massnahmen umgesetzt werden können, welche nicht.
Karin bringt ein Beispiel: Bei einer Raumhöhe von 2.20 Metern eine Lüftungsanlage einzubauen ist praktisch unmöglich, da diese weitere 10 cm an Höhe wegfrisst.
Stefanie: …und eine Wärmepumpe in einem Altstadtgebäude ist aufgrund der baulichen Verhältnisse meist undenkbar.
Aurélie: Auffallend ist, dass die Mieter heute viel sensibler auf das Thema reagieren. Sie wissen mehr und wollen deshalb auch von uns mehr wissen. Die Nebenkostenrechnung, die immer komplexer und detaillierter aufgeschlüsselt ist, wird genauer geprüft und die Mieter fragen nach. Speziell bei steigenden Energiepreisen!
PSP ist bekannt für die Umnutzung und Revitalisierung von Arealen wie das Grosspeter-Areal in Basel oder das Hürlimann-Areal in Zürich. Dabei müssen Asset Management, Bau und Bewirtschaftung eng zusammenarbeiten.
Wie erlebt ihr diese Zusammenarbeit? Wo stecken die Herausforderungen?
Aurélie: Ich erlebe solche Projekte als Zusammenspiel aller Parteien. Als Bewirtschafterin kenne ich die Bedürfnisse des Mieters und bringe dieses Wissen von Anfang an in das Projekt mit ein. Zusammen mit dem Bauprojektmanager, Asset Manager und der Bewirtschafterin holen wir gemeinsam das Maximum heraus.
Karin (schmunzelt): Die Herausforderung liegt in den unterschiedlichen Interessen: Der Architekt wünscht, dass es schön aussieht. Die Bauabteilung will die Kosten tief halten. Die Rechtsabteilung strebt nach einer Optimierung der Verträge und die Vermarktung zielt eine Vollvermietung an. Und wir Bewirtschafterinnen? Wir wollen das Beste für die Liegenschaft und für alle! Wir sind es, die künftige Mängel und Fehlplanungen mit dem Mieter und Vermieter ausbaden müssen.
Stefanie (nickt zustimmend): Es gilt die unterschiedlichen Interessen und Wünsche zusammenzufügen: Preis, Aussehen, Praktikabilität etc. Manch ein Architekt wählt gerne das schöne und stylish aussehende Produkt, das später im Gebrauch leider nicht überzeugt.
Zum Abschluss, schönste Momente als Immobilienbewirtschafterinnen bei PSP?
Aurélie: Eine der prägendsten Erinnerungen ist meine Ernennung zur Bewirtschafterin im Januar 2021. Meine Vorgesetzte bestätigte mich in den 10 Jahren, in denen ich als Sachbearbeiterin arbeitete, immer wieder in meiner Arbeit und vertraute mir mehr und mehr Aufgaben an. Ich bin ihr dafür sehr dankbar. Die Beförderung war für mich eine Bestätigung für das entgegengebrachte Vertrauen des Managements und ich freute mich riesig. Ich bin motiviert und täglich bestrebt, meine Aufgaben optimal zu erfüllen und meine Kenntnisse und Fähigkeiten ständig weiterzuentwickeln.
Stefanie: Ich freue mich nach erfolgreicher Umsetzung eines Mieterwunsches über ein Dankeschön, das von Herzen kommt!
Karin: Positives Feedback der Mieter ist immer schön! Ich freue mich über jeden erfolgreichen Abschluss eines Projekts. Insbesondere, wenn wir gemeinsam mit dem Mieter eine optimale Lösung umsetzen durften.